Les preuves relatives aux sociétés et à l’emploi devraient démontrer la relation entre les entités, le rôle étranger admissible et le futur poste de gestion ou de direction.
Constituez le dossier de la société par couches successives
Exemple hypothetique : une gestionnaire régionale passe d’une société mère canadienne à sa filiale américaine. Les documents utiles peuvent comprendre les documents constitutifs, les registres de propriété, les documents financiers montrant que les deux entités sont actives, les organigrammes, les preuves de paie et fiscales relatives à l’année à l’étranger ainsi que les descriptions de poste qui nomment les futurs subordonnés directs. Une simple lettre indiquant « gestionnaire » laisse trop de questions sans réponse.
Fondez la mutation sur des documents datés relatifs à la paie, à la propriété, à la fiscalité et à l’organisation provenant des deux entreprises liées. Classez par date les documents constitutifs, l’année d’emploi à l’étranger, les organigrammes hiérarchiques et les affectations proposées aux États-Unis afin que chaque transition de société et de rôle puisse être retracée. Traitez les divergences entre les registres de propriété, la paie, les déclarations fiscales et les descriptions de poste avant de vous fier à une lettre d’appui de l’employeur.
Retardez le dépôt si des documents essentiels relatifs aux sociétés ou à l’emploi demeurent indisponibles ou présentent des incohérences importantes. Confirmez que les preuves indexées couvrent la relation entre les entités, les activités en cours, l’emploi étranger admissible et les tâches de gestion proposées, ainsi que les documents de statut de la famille. Créez un index qui relie chaque affirmation à un original daté, à une traduction ou à une copie fiable.
La personne qui examine le dossier devrait pouvoir suivre la chronologie sans avoir à deviner quel document en remplace un autre. Les documents manquants devraient être signalés et expliqués honnêtement, et non remplacés par une lettre qui se contente d’énoncer une conclusion.